Com essas poderosas técnicas para escrever emails que irei ensinar, você terá uma maior taxa de retorno dos seus emails e, consequentemente, mais negócios fechados. Continue lendo para saber como fazer.

Quem me conhece sabe que eu não era um bom comunicador. Porém, o que eu tenho de ruim em me comunicar, eu compensava com uma ótima assimilação de técnicas.

Portanto, se hoje eu escrevo bem, ou dou aulas bem, não é porque nasci assim, mas porque aprendi a fazer isso da melhor forma. Meu corpo foi combatendo minha mente e tudo foi virando automático. Não há nada na vida que não possamos aprender. Então, pode ter certeza: se eu consigo, você também consegue!

E uma grande dificuldade que eu tive por muito tempo era como escrever emails que gerassem retornos positivos. Aprendi ótimas técnicas e ideias ao longo dos anos e compartilharei elas aqui. Com isso, percebi que mais clientes respondiam meus emails e eu conseguia fechar mais negócios.

Psicologia social

Usar um pouco de psicologia social ajuda na hora de escrever um email. Aprendi algumas técnicas bem interessantes no livro “Armas da Persuasão” do guru da psicologia Robert Cialdini.

Uma delas é levar em consideração quando e em que lugar a pessoa irá ler o texto. Horário e data de envio influenciam muito. Se você enviar um email em uma sexta-feira à tarde, as chances de você não ser respondido são grandes.

Além disso, pessoas cada dia mais usam celular para ler seus emails. Portanto, reflita: o texto do seu email é “mobile friendly”? Emails muito longos e que requerem respostas muito complexas não são ideais nesse caso.

Saiba guiar o destinatário para a resposta que você quer obter. Não seja vago, permitindo muitas opções de resposta.

Personalize seu email. Não escreva o mesmo texto para muitas pessoas. Tente parecer que você fez o texto única e exclusivamente para o destinatário.

A formatação do seu email é fundamental para causar uma boa impressão, mesmo que o texto não seja tão chamativo. Aparências importam – e muito.

Péssima cultura brasileira

No Brasil, infelizmente as pessoas tem uma cultura horrível de não responder emails. Isso é algo que detesto. Emails são oportunidades de negócio ou feedbacks.

Certa vez, enquanto estava dando consultoria no Vietnã, um dos clientes falou algo que fez muito sentido para mim. O cara era espanhol e veio fazer uns negócios no Brasil. Disse que a empresa que trouxe ele foi super gentil e atenciosa, chamaram ele para vários churrascos, com bebida, tudo muito bom. Mas… só esqueceram do mais importante: conversar sobre negócios. E olha que espanhóis são tão preguiçosos como nós!

E isso é a mais pura realidade do país: aqui as pessoas parecem não gostar de conversar sobre negócios, trabalho e novas oportunidades.

Vamos ao ponto: como escrever o email perfeito

1 – Endereço de email

Antes de escrever o email em si, você deverá ter um endereço de email (óbvio!). Aqui, você não poderá, em hipótese alguma, ter algo que não seja seu nome e sobrenome, sua marca ou atividade. Evite, também, excesso de números (fulanodetal1455@… josesilva84@…).

Se você tem um nome complicado, está ok abreviá-lo, afinal o objetivo é que as pessoas SAIBAM SEU EMAIL. Se seu nome é Fernando Gewandsznajder, por exemplo, uma sugestão seria “fernandogewan” ou “fernandogwd”. Seja criativo (porém não criativo demais).

Para emails pessoais gratuitos, use SOMENTE os domínios outlook (minha preferência pessoal) ou gmail. Esqueça os outros que ficaram no século XX (hotmail, uol, bol, ig, oi, etc), pois você parecerá defasado.

Quer realizar negócios? CRIE SEU DOMÍNIO! Custa 30 reais ao ano e te dará um endereço exclusivo e extremamente mais profissional.  Qual você acha que fica melhor: “josesilva84@hotmail.com” ou “contato@josesilva.com.br”?

Veja meus e-mails:

• Para assuntos pessoais, uso: danielscottemp@outlook.com. Note que DanielScottEmp está no meu linkedin (in/danielscottemp), facebook (facebook.com/danielscottemp), twitter (@danielscottemp), youtube (youtube.com/danielscottemp) e snapchat.
• Para assuntos profissionais, uso meu email xxx@skalaconsulting.com.br. Assim, a pessoa já saberá de cara a minha empresa e terá uma ideia do meu perfil profissional (consulting).

2 – Assunto

90% do seu foco deve estar aqui. Essa é a parte que vai fazer o seu email ser aberto ou, simplesmente, ser deletado, sem nem mesmo ser lido. Profissionais recebem dezenas de e-mails por dia. Quanto mais chamativo for o assunto, melhores as chances de você ser lido.

No assunto, você deverá resumir o email todo em uma única sentença, direta e de simples leitura. Sem enrolação, sem ambiguidades e, principalmente, SEM CAPS LOCK. Não tente enganar o leitor, pessoas detestam ser enganadas (por exemplo, não escreva “urgente”, se realmente não for).

Use palavras-chave relacionadas a seu negócio e procure transparecer algum benefício para seu leitor. E evite palavras que podem ir para a caixa de spam, como “oferta”, “compre”, “grátis”, etc.

Minha dica de ouro é: tente escrever o assunto em até 55 caracteres.

3 – Linguagem

Não tente ser prolixo ou eloquente. O objetivo aqui é comunicar, não ser candidato a novo Machado de Assis. Não sei quanto a vocês, mas se a pessoa parece gastar mais tempo preparando um vocabulário erudito do que desenvolvendo o próprio email, eu evito ler um texto desses.

Erros ortográficos e abreviações não oficiais (exemplo: “tudo bem” e “td bem”) também não são aceitáveis. No mundo de hoje, no qual temos que fazer julgamentos rápidos das pessoas, sem muitas informações, erros ortográficos passam a ser a nova seleção natural. Portanto, tome cuidado.

A escolha entre linguagem formal e informal depende muito do destinatário, e deve ficar a seu critério.

4 – Corpo dos emails

Procure realizar cada passo a seguir em um parágrafo diferente, para facilitar a leitura. Isso é só uma sugestão, e pode mudar de acordo com seu perfil. O email não deve ter mais que 5 parágrafos, e cada parágrafo não deve ter mais que 3 sentenças.

Use uma fonte amigável (Arial é a que eu uso) e trabalhe com um tamaho de letra entre 10 e 14.

Algo que gosto de fazer, como vocês estão vendo nesse texto, é botar em negrito o assunto principal de cada bloco de informações. Pessoas não leem textos longos, elas simplesmente passam o olho. Se algo está em negrito, elas dão mais foco àquilo.

• Saudação. “Caro sr. Fulano de Tal”, “Prezado professor José Silva”, etc. Alternativas como “Olá Fulano, tudo bom?” também são aceitáveis, mas são mais usadas em situações informais.
• Se necessário faça uma breve introdução sua (antes, se pergunte: realmente minha introdução é relevante nesse caso?). Muito breve, uma linha no máximo (não é necessário botar seu nome). Lembre-se: se for o primeiro email que você está enviando a uma pessoa, você tem que ir direto ao ponto. Deixe para ser mais detalhado em emails futuros.
• Conte o porquê de você estar escrevendo, também de forma breve (pense nisso como se fosse um sub-assunto).
• Escreva a mensagem em si. Vá direto ao ponto, sem enrolar e sem repetir ideias.
• Agradecimento. Não é fundamental, mas é amplamente utilizado. Algumas pessoas escrevem “Atenciosamente” (pessoalmente não gosto muito), “Respeitosamente”, etc. Alternativa pode ser: “Agradeço desde já pelo tempo” ou “Fico aguardando retorno”. Para emails mais informais, alguns optam por algo como “Um abraço”.

5 – Use o espaço CC e CCO

Não envie emails para múltiplos destinatários. Escolha quem é o destinatário principal e coloque os outros em cópia. Assim, eles saberão que o assunto não é para ser tratado diretamente com eles, mas apenas para eles ficarem cientes.

Se for enviar um email para várias pessoas que não se conhecem, use a cópia oculta. Ninguém quer ter seu endereço de divulgado por aí.

Recebeu um email em que outras pessoas estejam em cópia? Se for responder, vá em “responder a todos”, para evitar que os outros fiquem sem o retorno.

6 – Confirmação de leitura

Nunca escreva em um email: “favor confirmar recebimento dessa mensagem” – a não ser que seja extremamente necessário e importante. Para isso, existe o recurso “confirmação de leitura”, no qual a pessoa aperta um botão para confirmar que recebeu o email (não significa, entretanto, que a pessoa de fato leu).

Eu pessoalmente não gosto de usar isso. Varia muito de caso a caso. Sempre parto do pressuposto que a pessoa recebeu o email e, se não respondeu, é porque não está interessada no que você tem a dizer (volto a citar a péssima cultura brasileira).

Pode ser, realmente, que ela não tenha tido tempo para ler. Portanto, se eu não obtenho resposta em alguns dias, volto a mandar outro email ou tento outra forma de contato (redes sociais, telefone, etc): “Oi Fulano, tudo bom? Eu te enviei um email no tal dia, não sei se você chegou a receber, bla bla bla…”

7 – Assinatura

Uma assinatura de email é imprescindível. Ela deve conter seu nome, empresa, título (caso seja o caso), telefone (se você quiser ser contatado por telefone) e link para algum site ou rede social (mas não encha de links).

Não inclua seu email (pois o destinatário já possui) e JAMAIS pense em botar citações motivacionais.

Novamente, seja sucinto. 2 a 3 linhas são ideais, 4 no máximo.

Veja minha assinatura, por exemplo:

Se ainda não estiver confiante em enviar emails, tente botar como assinatura “Sent from iPhone” ou “Enviado do iPhone”. Um estudo acadêmico mostra que leitores tendem a ser mais compreensivos com erros cometidos por pessoas que enviaram o email do celular.

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BONUS

NUNCA envie um email sem antes reler. Não escreva quando estiver emocionalmente abalado.

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